Relocaliser son Bureau à Monaco : La Checklist

Si vous envisagez de relocaliser votre entreprise à Monaco et que vous vous posez la question de comment procéder, vous avez frappé à la bonne porte ! Nous avons compilé ici la liste de toutes les exigences et étapes à suivre lors d’une relocalisation d’entreprise à Monaco. La clé d’un déménagement réussi repose sur sa planification et sur la précision des informations récoltées. Ce document couvre tous les aspects de la relocalisation, depuis le choix des nouveaux locaux au sein de la Principauté, à la modification de l’adresse sur vos cartes de visite. Forts de plus de 20 ans d’expérience dans le domaine de l’immobilier de luxe à Monaco, et ayant accompagné plusieurs entreprises à travers leurs démarches de relocalisation dans la Principauté, nous avons pris soin de détailler ci-dessous les différentes étapes à suivre pour relocaliser votre entreprise à Monaco.

Planifiez le Déménagement

Vous serez certainement d’accord avec le fait que l’on ne décide pas de relocaliser son entreprise sur la base d’un simple coup de tête. Quelle que soit la raison de votre déménagement – expiration de votre bail, expansion de l’entreprise, réduction des effectifs, etc. – faire le choix de profiter des services d’une agence immobilière réputée permettra d’aborder chaque étape du processus avec beaucoup plus de facilités qu’il n’en paraît. Évaluez la masse de temps dont vous avez besoin pour le déménagement, identifiez les caractéristiques clés nécessaires au nouveau bureau, et estimez la surface requise.

Choisissez un Bien

Choisissez un local qui soit pratique, accessible et sécurisé. A Monaco, de nombreuses propriétés sont admissible pour un usage double, c’est à dire que certains des appartements disponibles à la location dans la Principauté, peuvent également être utilisés à des fins commerciales. Pensez à déterminer la plage de temps qui sera nécessaire à la relocalisation de votre entreprise, et prévoyez dès le début d’identifier les employés qui seront impliqués. Organisez des réunions régulières – afin d’éviter d’éventuelles inquiétudes et préoccupations, prenez soin de toujours tenir tout le monde au courant. Selon la taille de l’entreprise, une relocalisation complète peut se dérouler sur 3 à 6 mois, il est donc important que les membres du personnel soient tenus au courant tout au long du processus. Conduisez une enquête des lieux, et afin d’affiner vos recherches, examinez les différents équipements et installations proposés par les loueurs.

Évaluez l’espace de vos nouveaux locaux

Une fois le choix arrêté sur la propriété, il vous faudra décider de comment utiliser efficacement son espace. Réalisez les plans du nouvel espace et identifiez-y les postes de travail, les différents équipements et installations, les bureaux, les salles de conférences, les annexes destinées au personnel. Faire la liste des points faibles permet également d’anticiper d’éventuels problèmes. Si nécessaire, n’hésitez pas à faire appel à un architecte qui planifiera les réaménagements.

Budget

Pour finir, établissez le budget alloué à la délocalisation de l’entreprise. Le budget est un outil essentiel de planification qui permet d’évaluer les coûts, de gérer les dépenses et de mesurer la réussite des objectifs fixés lors de la prise la décision du déplacement de votre entreprise.

Documents & Permis

La bureaucratie est ardue mais extrêmement importante, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter avec des autorités étrangères. Choisissez une entreprise de déménagement qui connaisse les lois et les règlementations monégasques et veillez à être en possession de tous les permis requis par les autorités monégasques en place.

Pour changer l’adresse de votre entreprise, il vous faudra fournir un rapport d’électricité et un rapport d’inspection d’hygiène. Ces deux documents doivent être remis à la Direction de l’Expansion Economique de Monaco. En plus de changer votre adresse auprès du fournisseur d’électricité et de déposer le dossier mis à jour de votre entreprise au bureau des impôts, l’agence immobilière que vous aurez choisie pourra vous aider à obtenir une lettre de résiliation officielle pour vos anciens bureaux. Après avoir emménagé dans le nouveau bureau n’oubliez pas de faire changer le contrat auprès du gouvernement monégasque.

Votre agence immobilière ou la société de déménagement pourront vous aider à obtenir un permis de parking pour le jour du déménagement. En général, il s’agit d’un contrat établi pour 5 ans et payable chaque trimestre. Assurez-vous de négocier les conditions du bail en fonction de vos besoins et priorités.

Après la Relocalisation

Il est essentiel d’informer votre clientèle de votre nouvelle adresse et de la manière dont l’entreprise fonctionnera lors de son déménagement. Nous vous recommandons d’informer votre base clients le plus tôt possible. Même en plein déménagement, et afin que la transition puisse s’effectuer en douceur sans aucune répercussion sur vos clients, assurez-vous que chacun continue d’effectuer son travail comme à la normale.

Être en place dans les nouveaux locaux, ne signifie pas que le processus est terminé. L’entreprise doit prendre différentes mesures pour rétablir son environnement de travail. Rapprochez-vous de Monaco Telecom pour soit conserver votre ancien numéro de téléphone et le faire transférer, soit en demander un nouveau. Il en va de même pour les connexions Internet, qui peuvent elles aussi être transférées ou modifiées via Monaco Telecom.

Demandez à votre agence immobilière de vous mettre en contact avec des professionnels qualifiés en rénovation. Faites-vous aider pour changer les plaques professionnelles, la boîte aux lettres et le nom sur l’interphone du nouveau bureau. Rapprochez-vous du bureau de poste afin de faire suivre le courrier depuis l’ancienne adresse vers la nouvelle adresse de votre entreprise.

Mettez à jour la signature de votre boite mail, l’adresse sur le site Web, l’en-tête de votre papier à lettres et vos information sur les différents annuaires en ligne. Pour annoncer numériquement votre changement d’adresse, mettez vos informations Google Maps et votre Fiche d’Établissement Google à jour. Vérifiez que vos employés se sentent à l’aise dans les nouveaux locaux. Et enfin, faites sauter le bouchon de champagne et présentez-vous auprès des voisins !

Pour obtenir plus d’informations sur nos biens immobiliers, merci d’appeler le +377 97 97 99 00 ou de nous contacter via le formulaire ci-dessous.






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